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Serviços de faturação

Os serviços de faturação da Ricoh foram concebidos para organizações que desejam melhorar as suas funções de contabilização. O serviço permite migrar, ao seu próprio ritmo, os compradores e fornecedores da faturação em papel para o processamento de faturas eletrónico, mais eficiente e económico.

A faturação em papel é dispendiosa devido ao tempo necessário para processar as faturas recebidas e realizadas e aos custos materiais que o processo requer. A faturação eletrónica simplifica o controlo e é menos suscetível a erros em comparação com os processos manuais. Além disso, uma visão consolidada facilita a resposta a questões e pedidos administrativos.

Iremos ajudá-lo a desenvolver as suas práticas de faturação a uma velocidade adaptada à sua organização, aos seus clientes e aos seus fornecedores. Alguns clientes e fornecedores, por exemplo, ainda requerem uma abordagem em papel correspondente às suas próprias práticas, e a nossa solução pode ser, facilmente, personalizada tendo em conta estas necessidades.

O nosso serviço em cloud permite-lhe controlar de forma fácil o seu pagamento por fatura, bem como os processos de aprovação, a partir de qualquer localização e inclui soluções de Contas a receber e Contas a pagar. Ambas são flexíveis e escaláveis para corresponder às necessidades de negócios voláteis e são geridos com base num modelo de serviço SaaS para que possa controlar as suas despesas sem problemas.

Principais funcionalidades e vantagens

Os serviços de faturação da Ricoh ajudam-no a melhorar o seu fluxo de trabalho de faturação ao integrar práticas de faturação eficientes e controláveis em toda a organização.

O nosso serviço pode ajudá-lo a:

  • Reduzir custos de energia, papel e correio, fazendo a transição da faturação em papel para a faturação eletrónica
  • Poupar tempo, agilizando o fluxo de trabalho manual e aumentando a velocidade do processamento de faturas
  • Aumentar a produtividade, permitindo que os colaboradores se possam concentrar noutros aspetos do negócio
  • Melhorar a gestão do fluxo de caixa com uma visão clara do débito e crédito da sua organização
  • Apoiar políticas ambientais, devido à transição para processos sem papel
  • Melhorar a segurança documental, reduzindo os riscos associados ao transporte e armazenamento físico

Contas a receber

Este serviço inclui:

  • Envio de faturas através de canais digitais ou de impressão
  • Migração do papel para a faturação digital a uma velocidade adaptada aos seus clientes
  • Formatação, triagem e entrega automática de faturas no formato desejado

Contas a pagar

Este serviço inclui:

  • Captura de todas as faturas recebidas a partir dos diversos canais, incluindo papel, e-mail e transferências eletrónicas de ficheiros
  • Conversão de todos os e-mails para formato digital e entrega para a sua aplicação de planeamento de recursos empresariais (Enterprise Resource Planning – ERP) como fatura eletrónica
Casos exemplificativos

A solução Ricoh proporciona ganhos de eficiência na ordem dos 63%

A solução de processamento de faturação digital da Ricoh ajudou um fornecedor de utilitários a tomar as rédeas da sua cadeia de fornecimento internacional. O sistema automatizado agilizou a validação e aprovação de faturas e reduziu o tempo necessário para processar faturas de fornecedores.

Os sistemas manuais em papel utilizados por este fornecedor de utilitários para processar as faturas de fornecedores eram ineficazes e morosos. A empresa necessitava de uma solução de processamento de faturas mais eficaz, capaz de automatizar os sistemas manuais, agilizar o processo de aprovação e assegurar que as faturas de fornecedores fossem pagas sem que fosse necessário recorrer a documentos em papel.

Após adquirir um conhecimento profundo das necessidades e requisitos da empresa do cliente, a Ricoh foi capaz de reformular o processo. Apresentámos uma solução digital inteligente para automatizar os processos de aprovação de faturas e integrá-la diretamente nos sistemas existentes na empresa, fornecendo informações financeiras corretas em tempo real.

Serviços de faturação poupam 3 milhões de euros por ano a fabricante de vestuário desportivo

Um cliente da Ricoh, conhecido fabricante de vestuário desportivo, gastava todos os anos 4 milhões de euros em distribuição de faturas e demonstrações financeiras em papel.

O processo de cobrança era gerido pelo departamento de cobrança centralizado da empresa: as faturas eram impressas, inseridas em envelopes, divididas por país e enviadas por correio todos os dias. Outros documentos transacionais, como demonstrações financeiras e reconhecimentos de encomendas, eram preparados mensalmente.

Após reconhecer que os processos existentes não eram eficazes e estavam dependentes de um alto grau de processamento manual, a empresa solicitou à Ricoh um serviço gerido capaz de agilizar a administração e reduzir os custos de processamento.

O fabricante de vestuário desportivo subcontrata, atualmente, o serviço de cobrança à Ricoh. Os dados transacionais, gerados pelo sistema de gestão de encomendas da empresa, são agora processados pela Ricoh e utilizados para criar faturas eletrónicas. De acordo com as preferências de cada cliente final, as faturas podem ser carregadas para um portal web para visualização online ou impressas e enviadas através dos recursos convencionais.

A empresa tem como objetivo migrar 80% dos seus clientes para a faturação eletrónica. A mudança poupa 3 milhões de euros por ano e permite que os processos internos cumpram a política verde da empresa.

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