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Managed Document Solutions

No mercado competitivo dos dias de hoje, a capacidade de aceder e distribuir informação de forma eficaz é fundamental para o sucesso de um negócio. Os Managed Document Services da Ricoh dispõem de soluções personalizadas para melhorar os seus processos documentais e assegurar que a informação correta está disponível de forma segura sempre que for necessária.

O nosso serviço intervém nos três elementos essenciais da gestão documental:

  • A criação de informação
  • A circulação de informação na empresa
  • O processamento de informação para que gere valor comercial

Cada solução dos Managed Document Services é concebida em torno das suas necessidades, tendo em conta os seus objetivos e o modo como a sua empresa funciona.

Trabalhando lado a lado com a sua equipa, utilizamos a nossa abordagem comprovada para estabelecer a melhor configuração para a sua organização:

  • Em primeiro lugar, avaliamos como o seu negócio acede, utiliza e guarda informação impressa e digital, acedendo ao seu ambiente, dispositivos e à própria informação
  • Em seguida, trabalhamos para melhorar a sua infraestrutura e garantir que os seus colaboradores acedem, facilmente, à informação, necessária para o seu trabalho
  • O passo seguinte é observar o comportamento de entrada e saída na sua empresa, ou seja, o que os seus utilizadores imprimem e porquê
  • Com esta informação disponível, é possível determinar as tecnologias de gestão de impressão que mais o ajudarão a aumentar a produtividade e a reduzir o desperdício
  • Ao longo do processo, avaliamos como os seus colaboradores estão a reagir à mudança e, se necessário, adaptamos a abordagem de forma adequada
  • Sempre atentos às questões de segurança de informação e regulamentação, trabalhamos consigo para assegurar uma melhoria contínua à medida que o seu negócio cresce e se desenvolve

Como parte do serviço, a Ricoh pode também gerir fornecedores adicionais que contribuam para a sua infraestrutura de gestão documental, permitindo-lhe agilizar os processos e custos, e reduzir os custos atuais com a gestão.

Principais funcionalidades e vantagens

Os serviços de gestão documental da Ricoh foram concebidos com base no seu negócio para o ajudar a potenciar de forma mais eficaz a sua informação. As nossas soluções comprovadas irão ajudá-lo a:

Aumentar a satisfação do cliente devido aos tempos de resposta mais rápidos
Os clientes esperam e merecem um serviço eficiente e bem informado. Agilizar os processos documentais ajuda os colaboradores que contactam com o cliente a realizar, facilmente, as suas tarefas, para que possam prestar um serviço personalizado, resultado numa maior satisfação e fidelização do cliente.

Extrair mais valor a partir do seu capital de informação
As nossas soluções foram concebidas para facilitar a livre circulação de informação em toda a organização. Ao tornar a sua informação mais disponível, adaptável, fácil de pesquisar, portátil e reutilizável, estará a melhorar a capacidade de se adaptar, rapidamente, a um ambiente de negócios em constante mudança.

Melhorar a produtividade e reduzir o desperdício
Alinhar a tecnologia com a maneira como os colaboradores preferem trabalhar e ajudar os funcionários a adaptarem-se à mudança melhora, de imediato, o desempenho e a produtividade. Ajudamos ainda a gerir os custos dos seus processos de negócios, identificando estrangulamentos, controlando a utilização de recursos para reduzir o desperdício de tempo e de inventário, assim como ajudamos a aumentar os lucros do seu investimento.


Casos exemplificativos

O caso seguinte ilustra como os Managed Document Services da Ricoh podem ser adaptados a diferentes cenários:


Caso exemplificativo 1 - Gerir custos de impressão

Em todos os setores, as organizações procuram novas formas de reduzir os custos administrativos sem comprometer a qualidade do serviço nem a satisfação do cliente.

As nossas soluções permitem às organizações melhorar os volumes de impressão, a qualidade e os custos. Toda a colaboração começa com uma avaliação destinada a observar os volumes do respetivo parque de equipamentos, os rácios utilizador-dispositivo, os fluxos de trabalho de impressão e as aplicações comuns.

Com estes dados, a Ricoh trabalha em conjunto com as organizações para implementar ferramentas para:

  • Encaminhar trabalhos de impressão
  • Controlar o acesso e reduzir o desperdício
  • Monitorizar a atribuição de utilização e controlar os respetivos custos
  • Centralizar o reporte
  • Gerir o ambiente de produção documental

Caso exemplificativo 2 - Gestão de vários fornecedores

Atuar como único ponto de contacto para soluções de documentos que não sejam da marca Ricoh permite que a Ricoh reduza o tempo e esforço que o cliente necessita para gerir as relações com os seus fornecedores.

Gerimos e medimos as atividades diárias, bem como a conformidade com o acordo de nível de serviço (SLA) para que as organizações possam beneficiar de níveis de serviço consistentes. Com base nesta abordagem, as empresas são capazes de gerir as suas despesas com menos vendedores.


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