A equipa dependia de calendários e assistentes pessoais para reservar salas de reunião, que muitas vezes eram reservadas de forma duplicada, causando frustração para os colaboradores. Havia a necessidade de um sistema baseado em cloud que pudesse ser facilmente atualizado, fornecendo dados sobre como o local de trabalho e os seus espaços de reunião estavam a ser usados. Precisavam ainda de um sistema com foco em dispositivos móveis, para apoiar o objetivo da Vodafone de permitir que os seus funcionários trabalhassem com mais flexibilidade.
A Ricoh e a Condeco trabalharam com a Vodafone para implementar uma solução perfeita. Ao incorporar o software de reserva de salas de reuniões, a Vodafone pode agora gerir as reservas a partir de uma ferramenta, que se integra com o seu sistema MS Outlook existente. A Vodafone pretende ser móvel e ágil, portanto, ter uma aplicação que permite que os colaboradores reservem salas de reunião em movimento torna o trabalho flexível muito mais simples. Foram instalados fora de cada sala de reunião ecrãs, permitindo que todos vejam a disponibilidade e capacidade de cada espaço. Estes 150 ecrãs reforçam o comportamento que é tão importante para a Vodafone – garantir que as salas de reuniões sejam utilizadas apenas quando necessário, e não como um escritório privado.
«A abordagem digital fez com que os colaboradores se comportassem melhor e, portanto, a disponibilidade das salas de reunião é maior.»
Mirna Gelleni, Senior Workplace Strategist, Vodafone
