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Human Resource Records

Desde currículos a contratos, informações sobre cuidados de saúde e pensões, os departamentos de Recursos Humanos (RH) tratam, todos os dias, de grandes volumes de documentação confidencial. Independentemente de a sua empresa ser pequena ou grande, é necessário estabelecer processos para gerir toda esta burocracia com eficiência e segurança.

A solução Human Resource Records da Ricoh ajuda os departamentos de RH a agilizar a gestão documental. Os documentos são capturados, indexados e guardados num repositório digital central de fácil gestão. Todos os seus documentos confidenciais são guardados e acedidos com segurança, ao mesmo tempo que a equipa de RH tem acesso a informações precisas e atualizadas.

A integração de uma solução de documentos digitais num fluxo de trabalho de RH eletrónico existente melhora de forma significativa os processos de RH e permite poupar dinheiro:

  • Os documentos podem ser distribuídos e controlados de forma eficiente para aprovações e autorizações rápidas
  • A confidencialidade é melhorada, através da captura eficiente de documentos e de políticas de acesso seguras
  • O armazenamento e acesso seguros, assim como a capacidade de controlar documentos facilitam a conformidade regulamentar
  • A poupança imediata de tempo e dinheiro é concretizada com a redução do trabalho manual, armazenamento físico e dos custos de impressão
Principais funcionalidades e vantagens

A solução Human Resource Records da Ricoh ajuda a melhorar a produtividade com uma gestão rápida e precisa dos documentos confidenciais. A nossa solução ajudará a: 

Garantir a segurança e conformidade
  • Proteja as informações confidenciais contra perda ou abuso, através dos direitos de acesso seguro com base nas funções de cada pessoa
  • Salvaguarde a conformidade legal com uma indexação precisa e registos de auditoria, assim como com o controlo das versões e gestão documental com check-in/check-out
  • Simplifique a conformidade com um armazenamento eletrónico seguro que agiliza os regulamentos de retenção e destruição de documentos.
Acelerar o processamento
  • Acelere processos como os de recrutamento, permitindo uma obtenção e organização de currículos e outros documentos de uma forma simples e rápida
  • Forneça um acesso imediato e seguro a documentos eletrónicos guardados centralmente para permitir um processo de autorização mais rápida por parte das chefias
  • Capture e converta facilmente documentos para um formato digital indexado e pesquisável, podendo ser visualizados em mais de 300 formatos diferentes de ficheiro
Reduzir os custos
  • Reduza o desperdício de tempo, os custos administrativos e de armazenamento com o acesso imediato a um repositório eletrónico indexado com precisão que é gerido centralmente

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