Fleet Records
Fleet Records
Simplificação da conformidade, segurança e gestão da documentação de veículos
Ter informações coordenadas e bem estruturadas ajuda as empresas de todas as dimensões a estarem em conformidade com a diversa regulamentação relacionada com as frotas da empresa e os utilizadores de veículos. A solução Fleet Records da Ricoh disponibiliza um arquivo eletrónico seguro, fácil de gerir que lhe permite centralizar e simplificar o controlo dos seus registos de frota.
A nossa solução de fácil implementação permite-lhe capturar e indexar rapidamente os documentos do seu veículo, de forma a ter acesso em tempo real às versões mais atuais dos seus registos de frota. Os ficheiros indexados são arquivados com segurança e são fáceis de controlar.
Assim que digitalizados e indexados, os seus documentos tornam-se fáceis de encontrar, reduzindo o tempo despendido na localização de ficheiros em suporte de papel. Os processos são melhorados e a margem de erro é reduzida, uma vez que pode evitar o eventual arquivo incorreto ou a perda de documentos. Manter um registo digital também se traduz numa redução dos custos de armazenamento e de papel, o que tem um impacto direto na sua política de sustentabilidade.
- Principais funcionalidades e vantagens
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A solução Fleet Records da Ricoh ajuda a reduzir os processos manuais que consomem tempo e permite o acesso imediato a documentos quando precisa deles.
O serviço ajudará a:
Simplificar a conformidade legal
- Os documentos digitalizados e o armazenamento centralizado garantem a pesquisa e o acesso de forma simples a todos os documentos relacionados com veículos
- A indexação precisa, os registos de auditoria e a gestão de versões de documentos ajudam a manter a conformidade regulamentar
- Pode ser efetuada a correspondência e monitorização de toda a documentação relevante de veículos e condutores, incluindo seguros, verificações de segurança e licenças, tendo em vista atualizações essenciais que ajudam a manter uma frota segura e produtiva
Reduzir os custos empresariais
- Redução dos custos administrativos e eliminação dos custos de armazenamento físico
- O acesso fácil a um repositório eletrónico indexado com precisão e de gestão centralizada elimina a necessidade de correspondência e processamento manuais dos documentos de veículos
- Os custos ainda são passíveis de uma redução adicional, através do envio e receção de documentos por via digital
Acelerar processos, libertar tempo
- A gestão centralizada de documentos eletrónicos acelera os processos de gestão de frota, tais como os pedidos de seguro
- O acesso a documentos em tempo real reduz o tempo despendido na pesquisa manual de documentos importantes
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