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Fleet Records

Ter informações coordenadas e bem estruturadas ajuda as empresas de todas as dimensões a estarem em conformidade com a diversa regulamentação relacionada com as frotas da empresa e os utilizadores de veículos. A solução Fleet Records da Ricoh disponibiliza um arquivo eletrónico seguro, fácil de gerir que lhe permite centralizar e simplificar o controlo dos seus registos de frota.

A nossa solução de fácil implementação permite-lhe capturar e indexar rapidamente os documentos do seu veículo, de forma a ter acesso em tempo real às versões mais atuais dos seus registos de frota. Os ficheiros indexados são arquivados com segurança e são fáceis de controlar.

Assim que digitalizados e indexados, os seus documentos tornam-se fáceis de encontrar, reduzindo o tempo despendido na localização de ficheiros em suporte de papel. Os processos são melhorados e a margem de erro é reduzida, uma vez que pode evitar o eventual arquivo incorreto ou a perda de documentos. Manter um registo digital também se traduz numa redução dos custos de armazenamento e de papel, o que tem um impacto direto na sua política de sustentabilidade.

Principais funcionalidades e vantagens

A solução Fleet Records da Ricoh ajuda a reduzir os processos manuais que consomem tempo e permite o acesso imediato a documentos quando precisa deles.

O serviço ajudará a:

Simplificar a conformidade legal

  • Os documentos digitalizados e o armazenamento centralizado garantem a pesquisa e o acesso de forma simples a todos os documentos relacionados com veículos
  • A indexação precisa, os registos de auditoria e a gestão de versões de documentos ajudam a manter a conformidade regulamentar
  • Pode ser efetuada a correspondência e monitorização de toda a documentação relevante de veículos e condutores, incluindo seguros, verificações de segurança e licenças, tendo em vista atualizações essenciais que ajudam a manter uma frota segura e produtiva

Reduzir os custos empresariais

  • Redução dos custos administrativos e eliminação dos custos de armazenamento físico
  • O acesso fácil a um repositório eletrónico indexado com precisão e de gestão centralizada elimina a necessidade de correspondência e processamento manuais dos documentos de veículos
  • Os custos ainda são passíveis de uma redução adicional, através do envio e receção de documentos por via digital

Acelerar processos, libertar tempo

  • A gestão centralizada de documentos eletrónicos acelera os processos de gestão de frota, tais como os pedidos de seguro
  • O acesso a documentos em tempo real reduz o tempo despendido na pesquisa manual de documentos importantes

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