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Expense management

A solução Expenses da Ricoh ajuda a reduzir o seu tempo de administração, armazenamento de documentos e custos de impressão, fornecendo uma alternativa rápida e eficiente em termos de custos face aos processos manuais que consomem tempo.

Os documentos são capturados com um equipamento multifunções e indexados ao ritmo do seu trabalho para que possam ser facilmente pesquisados a partir do seu repositório digital central com a máxima segurança. O processo de requisição é, desta forma, controlado e as aprovações podem ser automatizadas. A solução disponibiliza um acesso remoto seguro ao repositório para que as despesas possam ser analisadas e aprovadas a partir de várias localizações.

Todo o processo é agilizado, desde a segurança do acesso aos documentos, a precisão e controlo da indexação até ao momento em que é gerado um registo claro de auditoria que ajuda a manter a conformidade regulamentar.

Principais funcionalidades e vantagens

A solução Expenses da Ricoh permite poupar tempo e dinheiro graças a um processamento eletrónico rápido das despesas.

A nossa solução pode ajudá-lo a:

Reduzir o tempo e os custos administrativos

  • A captura automatizada de documentos e o encaminhamento rápido para o armazenamento eletrónico seguro e pesquisável aceleram o processamento de despesas
  • A captura de metadados e a leitura de códigos de barras podem ser automatizadas com o Reconhecimento Ótico de Carateres e de multifunções
  • Recibos em papel, declarações e formulários eletrónicos estão todos integrados no fluxo de trabalho digital para acelerar o processamento de pedidos
Melhorar os seus processos
  • O controlo fácil, a ativação de lembretes e a visibilidade do estado dos formulários de pedidos de despesas poupa tempo e ajuda os administradores a monitorizarem e a gerirem as aprovações eletrónicas
  • O acesso eletrónico imediato permite aos gestores aprovarem documentos remotamente e movê-los entre pastas eletrónicas seguras, reduzindo o tempo e o esforço

Simplificar a conformidade

  • Um acesso seguro e registos de auditoria transparentes permitem uma abordagem otimizada a nível da conformidade legal, da classificação fiscal, da atribuição de orçamentos e de controlo

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