Document Governance

Quer seja uma pequena empresa local ou uma multinacional em expansão, a forma como gere os seus documentos tem um impacto direto sobre o grau de eficiência dos seus negócios.

O serviço de Document Governance da Ricoh existe para o ajudar a assumir o controlo da gestão e monitorização do seu ambiente documental. Disponibilizamos um pacote integrado e escalável de aplicações e ferramentas que funcionam em conjunto para simplificarem a sua administração de documentos.

Juntamente com o cumprimento dos objetivos de segurança, sustentabilidade e conformidade, os nossos clientes economizaram até 40% em custos operacionais diretos, após implementação da nossa solução.

O nosso serviço de Document Governance existe para desenvolver os seus processos de documentação:

Monitorização da utilização dos seus dispositivos
Gestão do acesso dos utilizadores e da atividade de impressão, através da autenticação de utilizadores e do estabelecimento de quotas
Melhoria da segurança documental, através de uma autenticação de utilizadores robusta
Garantia do cumprimento de normas regulamentares graças a relatórios precisos
Aumento da eficiência, através da conversão de documentos em papel para suporte digital com o objetivo de uma rápida distribuição eletrónica
Melhoria da produtividade da empresa com fluxos documentos pessoais

Pode beneficiar de todas estas vantagens num interface de utilizador intuitivo que lhe permite gerir os seus processos e todos os dispositivos na sua rede com uma ferramenta de gestão numa só janela.

Principais funcionalidades e vantagens

O serviço de Document Governance da Ricoh é escalável e pode ser personalizado de acordo com o seu ambiente. Disponibilizamos um apoio completo e contínuo e ajudamo-lo a monitorizar e atualizar os seus processos à medida que as suas necessidades mudam.

O nosso pacote de gestão integrada ajudá-lo-á a:

Reduzir os custos operacionais

Maximize a eficiência do processo de aquisições com um pacote de aplicações multifuncionais de um único fornecedor
Utilize quotas para reforçar a utilização máxima de dispositivos e assegurar as definições mais rentáveis
Reduza as despesas operacionais e poupe tempo, simplificando a gestão, monitorização e controlo para os administradores de TI
Aumente a eficiência do pessoal, através de um interface de utilizador uniformizado
Melhore processos
Facilite a digitalização e a distribuição digital de documentos por parte dos colaboradores para melhorar o acesso a documentos e o fluxo de trabalho para toda a empresa
Aumente a precisão e melhore a colaboração e produtividade, através de uma disponibilização rápida de informações

Proteger documentos confidenciais

Mantenha os documentos confidenciais fora do alcance de pessoas não autorizadas, impedindo a sua visualização com a funcionalidade de autorização de documentos que restringe o acesso aos proprietários dos documentos
Converta e integre documentos vulneráveis em suporte de papel em fluxos de trabalho digitais seguros

Simplificar questões de conformidade complexas

Dê resposta à necessidade de uma documentação devida e consistente de processos
Utilize um histórico preciso e abrangente como comprovativo de conformidade
Controle o registo de trabalhos dos utilizadores para efeitos de auditoria

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