Document Governance
Document Governance
Simplifique a gestão, monitorização e controlo da infraestrutura de documentos
Quer seja uma pequena empresa local ou uma multinacional em expansão, a forma como gere os seus documentos tem um impacto direto sobre o grau de eficiência dos seus negócios.
O serviço de Document Governance da Ricoh existe para o ajudar a assumir o controlo da gestão e monitorização do seu ambiente documental. Disponibilizamos um pacote integrado e escalável de aplicações e ferramentas que funcionam em conjunto para simplificarem a sua administração de documentos.
Juntamente com o cumprimento dos objetivos de segurança, sustentabilidade e conformidade, os nossos clientes economizaram até 40% em custos operacionais diretos, após implementação da nossa solução.
O nosso serviço de Document Governance existe para desenvolver os seus processos de documentação:
- Monitorização da utilização dos seus dispositivos
- Gestão do acesso dos utilizadores e da atividade de impressão, através da autenticação de utilizadores e do estabelecimento de quotas
- Melhoria da segurança documental, através de uma autenticação de utilizadores robusta
- Garantia do cumprimento de normas regulamentares graças a relatórios precisos
- Aumento da eficiência, através da conversão de documentos em papel para suporte digital com o objetivo de uma rápida distribuição eletrónica
- Melhoria da produtividade da empresa com fluxos documentos pessoais
Pode beneficiar de todas estas vantagens num interface de utilizador intuitivo que lhe permite gerir os seus processos e todos os dispositivos na sua rede com uma ferramenta de gestão numa só janela.
- Principais funcionalidades e vantagens
-
O serviço de Document Governance da Ricoh é escalável e pode ser personalizado de acordo com o seu ambiente. Disponibilizamos um apoio completo e contínuo e ajudamo-lo a monitorizar e atualizar os seus processos à medida que as suas necessidades mudam.
O nosso pacote de gestão integrada ajudá-lo-á a:
Reduzir os custos operacionais
- Maximize a eficiência do processo de aquisições com um pacote de aplicações multifuncionais de um único fornecedor
- Utilize quotas para reforçar a utilização máxima de dispositivos e assegurar as definições mais rentáveis
- Reduza as despesas operacionais e poupe tempo, simplificando a gestão, monitorização e controlo para os administradores de TI
- Aumente a eficiência do pessoal, através de um interface de utilizador uniformizado
- Melhore processos
- Facilite a digitalização e a distribuição digital de documentos por parte dos colaboradores para melhorar o acesso a documentos e o fluxo de trabalho para toda a empresa
- Aumente a precisão e melhore a colaboração e produtividade, através de uma disponibilização rápida de informações
Proteger documentos confidenciais
- Mantenha os documentos confidenciais fora do alcance de pessoas não autorizadas, impedindo a sua visualização com a funcionalidade de autorização de documentos que restringe o acesso aos proprietários dos documentos
- Converta e integre documentos vulneráveis em suporte de papel em fluxos de trabalho digitais seguros
Simplificar questões de conformidade complexas
- Dê resposta à necessidade de uma documentação devida e consistente de processos
- Utilize um histórico preciso e abrangente como comprovativo de conformidade
- Controle o registo de trabalhos dos utilizadores para efeitos de auditoria
Serviços relacionados
-
Contract Management
Assuma o controlo da sua gestão de contratos com a nossa solução segura e de pesquisa simplificada.
-
Security Solutions
Disponibilização de soluções de consultoria, hardware e software para dar resposta às necessidades de segurança da sua empresa
-
Logistics
Reduza os custos e melhore o fluxo de capital com uma gestão de logística centralizada
-
Human Resource Records
Acelere o fluxo de trabalho e a produtividade dos colaboradores com uma gestão rápida e precisa dos registos de Recursos Humanos
-
Fleet Records
Um arquivo eletrónico seguro, fácil de gerir que simplifica o controlo dos seus registos de frota
-
Expense management
Transforme a gestão das suas despesas com um processamento eletrónico rápido e preciso
-
Accounts receivable - archiving
Melhore o serviço ao cliente com um arquivo rápido, centralizado e de fácil acesso
-
Gestão de faturas
Uma solução fácil de implementar que automatiza as tarefas da captura, aprovação, pagamento de faturas e arquivo