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Document Governance

Quer seja uma pequena empresa local ou uma multinacional em expansão, a forma como gere os seus documentos tem um impacto direto sobre o grau de eficiência dos seus negócios.

O serviço de Document Governance da Ricoh existe para o ajudar a assumir o controlo da gestão e monitorização do seu ambiente documental. Disponibilizamos um pacote integrado e escalável de aplicações e ferramentas que funcionam em conjunto para simplificarem a sua administração de documentos.

Juntamente com o cumprimento dos objetivos de segurança, sustentabilidade e conformidade, os nossos clientes economizaram até 40% em custos operacionais diretos, após implementação da nossa solução.

O nosso serviço de Document Governance existe para desenvolver os seus processos de documentação:

  • Monitorização da utilização dos seus dispositivos
  • Gestão do acesso dos utilizadores e da atividade de impressão, através da autenticação de utilizadores e do estabelecimento de quotas
  • Melhoria da segurança documental, através de uma autenticação de utilizadores robusta
  • Garantia do cumprimento de normas regulamentares graças a relatórios precisos
  • Aumento da eficiência, através da conversão de documentos em papel para suporte digital com o objetivo de uma rápida distribuição eletrónica
  • Melhoria da produtividade da empresa com fluxos documentos pessoais

Pode beneficiar de todas estas vantagens num interface de utilizador intuitivo que lhe permite gerir os seus processos e todos os dispositivos na sua rede com uma ferramenta de gestão numa só janela.

Principais funcionalidades e vantagens

O serviço de Document Governance da Ricoh é escalável e pode ser personalizado de acordo com o seu ambiente. Disponibilizamos um apoio completo e contínuo e ajudamo-lo a monitorizar e atualizar os seus processos à medida que as suas necessidades mudam.

O nosso pacote de gestão integrada ajudá-lo-á a:

Reduzir os custos operacionais

  • Maximize a eficiência do processo de aquisições com um pacote de aplicações multifuncionais de um único fornecedor
  • Utilize quotas para reforçar a utilização máxima de dispositivos e assegurar as definições mais rentáveis
  • Reduza as despesas operacionais e poupe tempo, simplificando a gestão, monitorização e controlo para os administradores de TI
  • Aumente a eficiência do pessoal, através de um interface de utilizador uniformizado
  • Melhore processos
  • Facilite a digitalização e a distribuição digital de documentos por parte dos colaboradores para melhorar o acesso a documentos e o fluxo de trabalho para toda a empresa
  • Aumente a precisão e melhore a colaboração e produtividade, através de uma disponibilização rápida de informações

Proteger documentos confidenciais

  • Mantenha os documentos confidenciais fora do alcance de pessoas não autorizadas, impedindo a sua visualização com a funcionalidade de autorização de documentos que restringe o acesso aos proprietários dos documentos
  • Converta e integre documentos vulneráveis em suporte de papel em fluxos de trabalho digitais seguros

Simplificar questões de conformidade complexas

  • Dê resposta à necessidade de uma documentação devida e consistente de processos
  • Utilize um histórico preciso e abrangente como comprovativo de conformidade
  • Controle o registo de trabalhos dos utilizadores para efeitos de auditoria

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