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Contract Management

A solução Contract Management da Ricoh cria um arquivo eletrónico central seguro e de fácil gestão que dá acesso em tempo real a documentação atualizada.

A centralização do seu armazenamento de contratos traduz-se em níveis de controlo superiores para esta documentação vital. Os contratos são fáceis de gerir e localizar, aumentando a segurança dos documentos.

A nossa solução Contract Management permite-lhe capturar documentos em ficheiros indexados e guardá-los em pastas seguras, onde podem ser acedidos por utilizadores autorizados. A localização de contactos e acordos de nível de serviço é fácil e rápida, sendo que estes deixam de estar em risco de serem perdidos ou incorretamente arquivados.

Principais funcionalidades e vantagens

A nossa solução permite-lhe assumir o controlo da sua gestão documental de contratos e disponibiliza-lhe:

Acesso fácil a informações confidenciais

  • Os documentos impressos são fáceis de converter e indexar com o intuito de os tornar prontamente pesquisáveis
  • A gestão de informações de alta qualidade coloca as informações essenciais ao seu alcance para potenciar uma tomada de decisão rápida e com uma base sólida

Segurança melhorada

  • O acesso ao sistema com base nas funções permite-lhe decidir quem pode ter acesso aos documentos
  • O registo de utilizadores e os registos de auditoria controlam as visitas de utilizadores e facilitam a conformidade regulamentar
  • As cópias de segurança periódicas protegem a continuidade dos negócios e salvaguardam a perda de informações

Aumento da eficiência

  • O fluxo de trabalho digital ajuda a facilitar a precisão e reduz a eventualidade de os contratos serem perdidos ou arquivados de forma incorreta
  • A funcionalidade do Reconhecimento Ótico de Carateres digitaliza texto com rapidez e precisão
  • O armazenamento eletrónico centralizado proporciona um acesso eficaz a documentos
  • Os serviços de check-in/check-out garantem o controlo da versão do documento, de forma a ter sempre acesso às informações mais recentes

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