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Accounts receivable - archiving

Em muitas empresas, as informações incluídas numa fatura são extraídas de uma série de fontes dentro da organização, sendo que os colaboradores que têm contacto direto com o cliente não possuem, frequentemente, uma vista completa da fatura que o cliente recebe.

A solução Accounts Receivable Archiving da Ricoh de fácil utilização permite-lhe capturar imagens digitais da fatura impressa, de forma a ter um duplicado exato da que foi enviada ao seu cliente. As versões digitais da fatura final são em seguida indexadas e guardadas num arquivo central para que os colaboradores da assistência técnica tenham um acesso fácil aos documentos, caso seja necessário responder a questões dos clientes.

A solução é segura e apenas os funcionários autorizados têm acesso a esta informação do cliente.

Principais funcionalidades e vantagens

A solução Accounts Receivable Archiving da Ricoh centraliza o arquivo das suas faturas para poder tratar rápida e eficientemente de questões relacionadas com faturação por parte dos clientes.

Este serviço permite-lhe:

  • Disponibilizar ao cliente uma melhor assistência técnica graças ao acesso a uma referência precisa da fatura enviada ao cliente
  • Poupar tempo no acesso a partir do repositório digital centralizado através das suas poderosas capacidades de pesquisa
  • Garantir a confidencialidade do cliente através da segurança com base nas funções de quem gere o acesso aos documentos
  • Melhorar a conformidade com a gestão da versão dos documentos com check-in/check-out, o que garante que apenas os documentos mais recentes são referenciados
  • Criar um registo de auditoria claro para efeitos de reporte
  • Impulsionar a produtividade com o módulo opcional de acesso à Internet que lhe permite visualizar os documentos com segurança a partir de localizações remotas

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