A visão de um CFO: a automatização da contabilidade deve ser o seu próximo objetivo estratégico
Sendo uma função alimentada por dados e com base em conhecimentos, a área financeira foi pré-programada para o local de trabalho atual. Enquanto CFO na Ricoh, observei em primeira mão várias nuances da transformação digital e o modo como continua a impulsionar uma mudança considerável nas empresas — a importância dos processos fundamentais é cada vez mais clara.
Por exemplo: os seus processos de contabilidade consomem tempo e recursos desnecessários? Podem não estar a ser detetados, sendo na mesma um obstáculo ao crescimento da sua organização.
Para tomar decisões críticas num mundo repleto de desafios, os líderes que querem apostar no crescimento precisam de um objetivo financeiro claro. Sem uma visibilidade em tempo real da posição da caixa, é difícil tomar decisões de investimento. Um processo manual de contabilidade não consegue dar aos CFO estas informações essenciais em tempo real.
De acordo com a nossa pesquisa recente relativamente à campanha “Fulfilment through Work”, 20% dos responsáveis pela tomada de decisões na área de finanças afirmam que ter encargos administrativos pesados é a principal razão pela qual os seus colaboradores não se sentem realizados no trabalho.
Automatizar os processos de contabilidade não oferece apenas acesso imediato à visibilidade da caixa, previsões e relatórios. Também transforma processos administrativos das empresas que sempre foram manuais e demorados, o que tem garantidamente um forte impacto na satisfação dos colaboradores.
Por isso, esta transformação também é vital para melhorar a experiência dos colaboradores, o que se tornou prioritário no panorama atual onde há uma falta de talentos. Manter-se competitivo neste novo ambiente económico requer práticas inteligentes em todas as áreas — até as menos óbvias.
Onde está o valor real da contabilidade?
Pode ter uma função ou colaboradores de contabilidade dedicados que tratam deste processo. São responsáveis por receber ordens de compra, notas de entrega, faturas, processar pagamentos e remessas. Em algumas organizações, estes documentos ainda existem em papel com registos armazenados em tabuleiros desorganizados e arquivos cheios.
Esta abordagem com base no formato físico não lhe garante uma visibilidade em tempo real daquilo que se passa na sua organização, incluindo a real posição da caixa, sempre que precisa. Esta vista é essencial para a sua organização para fazer investimentos de melhor qualidade, analisar o respetivo retorno sobre o investimento e criar poupanças.
Investir num sistema de contabilidade robusto e flexível irá gerar um forte valor na sua empresa e ajudá-lo-á a expandir as suas operações internas para um futuro robusto. Se os grandes avanços da digitalização provaram alguma coisa, é que a transformação não leva tanto tempo quanto se pensa.
A cada passo em direção à digitalização da contabilidade, surgem oportunidades para poupar tempo, dinheiro e recursos. Enganos e cálculos incorretos saem caro, por isso, são a última coisa de que uma empresa em crescimento precisa. Especialmente se um erro levar a um risco ou prejuízo financeiro que poderia ter sido facilmente evitado.
Os benefícios de automatizar os processos de contabilidade incluem:
1. Visibilidade total para os seus executivos
A contabilidade automatizada veio revolucionar a visibilidade da caixa, previsão e relatórios pois oferece uma visibilidade em tempo real da posição da caixa, permitindo que os líderes tomem decisões de alto nível com todas as informações na ponta dos dedos.
Ter um sistema que se integra na perfeição e rapidamente nas operações atuais também é um forte argumento para o c-suite. É essencial ter um fornecedor que garante que as equipas financeiras estão devidamente formadas antes de o sistema ser implementado.
2. Poupança global de custos
Investir num sistema automatizado significa um custo reduzido durante toda a vida da sua organização. Há um preço a pagar no início mas, no futuro, irá reduzir o tempo de processamento e os requisitos de recursos. Na Ricoh, concluímos que o nosso sistema torna o processo até 80% mais rápido, oferecendo uma diferença tangível nos custos.
Ter um sistema implementado também capacita os colaboradores da contabilidade para que se possam concentrar em objetivos estratégicos e apoiar atividades que permitem poupar custos. Tudo isto estimula o crescimento e ajuda as pessoas a sentirem que estão genuinamente a contribuir na organização.
3. Trabalho híbrido simplificado
Imaginemos que a sua equipa de contabilidade tem estado a debater-se com o trabalho híbrido com base no formato físico. Nesse caso, a solução segura da Ricoh baseada na cloud oferece-lhe flexibilidade e continuidade, independentemente de onde os membros da equipa se encontrem.
Se o sistema utilizar tecnologia IA de aprendizagem automática, também pode automatizar a validação de dados e aprovações em massa, o que irá atenuar a carga de trabalho da sua equipa. As listas de tarefas, notificações e controlo da versão registada também tornam o processo mais rápido e simples de gerir a partir de vários locais, mantendo toda a equipa atualizada e no caminho certo.
Em conclusão
Automatizar os seus processos de contabilidade não é apenas simplificar operações — é uma necessidade estratégica para as organizações dos dias de hoje. Enquanto os líderes financeiros procuram formas de gerar valor com os seus investimentos digitais, a concentração num processo central como a contabilidade pode criar um retorno significativo. Além de poupar tempo e reduzir a ocorrência de erros, a automatização oferece uma visibilidade da caixa em tempo real, otimiza a tomada de decisões e permite que a sua equipa se concentre em tarefas mais importantes.
Numa altura em que a agilidade e a precisão são indispensáveis, implementar esta tecnologia irá capacitar os seus colaboradores e ajudar a sua organização a manter-se competitiva, dimensionável e resistente para o futuro.
Gostaria de saber mais sobre com a Ricoh pode ajudar a sua organização a simplificar os seus processos de contabilidade?
Tim Stuart
CFO, Ricoh Europe
