Estudo revela que apenas um terço das empresas financeiras consegue auditar o acesso a documentos
Apenas um terço das empresas consegue auditar na totalidade o acesso a documentos. Esta é uma das principais conclusões de um estudo produzido pela Coleman Parkes Research para Ricoh, que revela também que 47% dos inquiridos do setor de serviços financeiros acham que a sua segurança documental está melhor do que em 2009, e 26% considera que, na verdade, está pior. Isto ocorre apesar de 63% ter definido objetivos de gestão de risco documental.
Estas conclusões vêm a público numa altura em que o sector, que se tem apoiado tradicionalmente em procedimentos manuais e à base de papel para processar informação, sente cada vez mais a pressão de gerir grandes quantidades de informação, com os clientes a exigir interação através de canais digitais, ao mesmo tempo que é necessário acompanhar o ritmo das novas tecnologias.
Os processos documentais no setor dos serviços financeiros necessitam de cumprir com a regulamentação nacional e internacional, que obriga a que estes sejam mais transparentes, e à implementaão de relatórios mais rigorosos, proporcionando condições para registos de auditorias mais minuciosos.
“No setor dos serviços financeiros, talvez mais do que em qualquer outro setor, os dois mundos de documentos digitais e documentos em papel chocam à medida que a mudança ao nível regulamentar e a evolução dos hábitos dos clientes forçam as organizações a repensar o modo como gerem informações cruciais, e a fazê-lo depressa,” afirma Carsten Bruhn, Vice-Presidente Executivo da Ricoh Europa. “Este é um dos setores mais regulados; contudo, esta luta para ultrapassar os desafios da segurança documental realça precisamente o grau de complexidade de uma gestão eficaz dos processos documentais.”
O estudo revela ainda que, apesar de se tratar de um setor onde o apoio ao cliente é um fator competitivo diferenciador, apenas uma pequena parte das organizações de serviços financeiros conseguiu ultrapassar os desafios e assegurar que os respetivos processos documentais permitem obter resposta por parte dos clientes (26%), retê-los (35%) e conseguir novos clientes (36%).
“Atividades de contato com o cliente – nomeadamente vendas e marketing, faturação, assistência e suporte – dependem todas de processos documentais de forma a funcionarem bem e terem disponibilidade para a interação com o cliente. Se estes processos não estiverem a funcionar corretamente, os clientes podem mudar para outra empresa e/ou partilhar com terceiros a sua insatisfação. As empresas do setor dos serviços financeiros precisam de fazer uma revisão minuciosa destes processos, tanto os digitais com os de papel, para garantir que são eficazes, ágeis e seguros. Este controlo permitirá um acesso rápido a informação precisa, o que significa que as empresas podem atrair clientes e retê-los no presente e no futuro,” declara Bruhn.
O estudo, Ricoh Document Governance Index 2012,foi levado a cabo em nome da Ricoh pela Coleman Parkes Research. O documento apresenta o impacto que as novas tecnologias têm no modo como as empresas na Europa, incluindo instituições financeiras, gerem a informação, nomeadamente processos documentais fundamentais para as empresas que sustentam tudo desde operações financeiras, de RH e aprovisionamento a processos de alunos e candidaturas de admissão.
Saiba como interligar os seus processos empresariais fazendo este questionário ou faça download do estudo daqui.
Sobre o Ricoh Document Governance Index 2012
A new perspective: Ricoh Document Governance Index 2012 é um estudo de investigação independente levado a cabo pela Coleman Parkes Research e patrocinado pela Ricoh Europa. Fornece um olhar recente sobre como os processos documentais são geridos actualmente na Europa e tem como referência os estudos anteriores da Ricoh – o Ricoh Document Governande Index 2009 e o Ricoh Process Efficiency Index 2011.
O estudo incide nos processos documentais cruciais para as empresas – as interacções-chave numa organização, que ocorrem regular e repetitivamente. Podem implicar um grande processamento documental mas, acima de tudo, têm um impacto directo nas interacções com clientes e colaboradores. Incluem processos documentais ao nível de RH, gestão financeira e respectivo reporte, aprovisionamento, despesas e recebimentos.
O estudo consistiu em 1075 entrevistas a executivos de topo, directores e outros colaboradores de organizações de grande (mais de mil colaboradores), média (de 500 a 999 colaboradores) e pequena dimensão (menos de 500 colaboradores), localizadas na Bélgica, França, Alemanha, Itália, Países Baixos, Suécia, Finlândia, Noruega, Dinamarca, Espanha, Suíça, Reino Unido e Irlanda.
As organizações pertencem aos sectores da educação, justiça, utilitários/energia, saúde, administração pública, retalho, indústria e serviços financeiros. Foram também levadas a cabo entrevistas de carácter qualitativo com executivos de topo para obter um maior conhecimento do modo como gerem os processos documentais cruciais para as respectivas empresas.
Faça download do estudo aqui.
,
|Sobre a Ricoh|
A Ricoh é uma empresa de tecnologia global, especializada em equipamentos de imagem para escritório, soluções de impressão de produção, sistemas de gestão documental e serviços de TI. Sediado em Tóquio, o Grupo Ricoh está presente em mais de 200 países e regiões. No exercício financeiro que terminou em Março de 2013, o Grupo Ricoh registou vendas a nível mundial no valor de 1,9 mil milhões de ienes (aproximadamente 20 mil milhões de dólares).
A maioria das receitas da empresa resulta de produtos, soluções e serviços que melhoram a interacção entre as pessoas e a informação. A Ricoh produz também câmaras digitais premiadas e produtos industriais especializados. É reconhecida pela qualidade da sua tecnologia, pela excelência do seu serviço de assistência ao cliente e pelas iniciativas de sustentabilidade ambiental.
Sob o lema - imagine.change. - a Ricoh ajuda as empresas a transformarem a forma como trabalham e a potenciarem a imaginação colectiva dos seus colaboradores.
Siga-nos nas redes sociais:
Facebook: https://www.facebook.com/ricohportugal
Twitter:http://www.twitter.com/ricoh_portugal
Youtube: http://www.youtube.com/user/ricohportugal
Linked in:http://www.linkedin.com/company/ricoh-portugal
