Ricoh Europa apoia os CIOs para se tornarem consultores estratégicos mais fortes
A Ricoh Europa, especialista em soluções de escritório, impressão de produção e managed document services, revelou as conclusões de uma série de grupos de trabalho levada a cabo pela IDC, empresa líder mundial na área de "market intelligence". Os grupos incluem mais de 250 CIOs em nove mercados europeus[1] . Foram discutidos os desafios que os CIOs enfrentam hoje em dia relativamente à gestão do crescente volume de informação nas suas empresas. A IDC prevê que até 2020 a informação digital crescerá por um factor de 30; no entanto, estima-se que o número de profissionais de IT a nível global para gerir esta informação cresça apenas por um factor de 1,4[2] .
Os grupos de trabalho analisaram as formas mais eficientes de transformação da informação e documentos empresariais em activos preciosos para uma empresa. A gestão documental centralizada surge ao lado da necessidade de uma maior maximização das vantagens dos Managed Document Services. A maioria dos participantes concordou que uma gestão eficiente dos documentos guardados, partilhados e criados internamente é uma prioridade das empresas mas confessou simplesmente não ter tempo para tratar deste problema. De acordo com a IDC, uma organização com 1000 konowledge workers perde 6 milhões de dólares anualmente devido ao facto de os colaboradores terem de procurar, recriar e reformatar a informação.
O estudo também confirmou os resultados do estudo quantitativo da Ricoh e da IDC lançado na Europa em Outubro de 2010, “Managing Documents for Success in the New Business Information Paradigm”. Apesar da consciência das vantagens de uma gestão mais eficiente da informação e do papel que os Managed Document Services podem desempenhar, muitos profissionais IT seniores continuam a subestimar as vantagens que tal pode trazer às suas empresas. As vantagens incluem a redução de custos, uma segurança melhorada, menor impacto ambiental e maior produtividade como resultado de um acesso simplificado a informação crítica.
A maioria dos CIOs dos grupos de trabalho concordaram que uma implementação bem sucedida dos Managed Document Services depende da combinação de três elementos-chave: processo, pessoas e tecnologia. Uma implementação bem sucedida da tecnologia e o retorno do investimento são significativamente maiores se for assegurado que a solução é incorporada no cerne dos processos das empresas e que os seus colaboradores recebem apoio para adoptar as alterações introduzidas.
Foi detectado um ponto importante para melhoria nas organizações: aumentar o suporte necessário em caso de mudança de processos internos e ajudar os colaboradores dessas organizações a adaptarem-se às alterações. Muitos são da opinião que a direcção deve dar o exemplo relativamente à gestão interna do processo de mudança.
No seguimento das conclusões, a Ricoh criou cinco directrizes destinadas aos CIOs para assegurar que conseguem, de futuro, gerir o fluxo da informação de forma mais eficiente em todos os departamentos da empresa:
1. Assegurar um enfoque nas pessoas e analisar comportamentos dos utilizadores finais de forma a informar convenientemente para a tomada de decisões referentes a tecnologia
2. Gerir o processo de mudança de forma eficiente para que os investimentos sejam protegidos e maximizados
3. Centrar na optimização do processo documental de modo a proporcionar o melhor retorno do investimento e em linha com as directrizes financeiras.
4. Trabalhar com fornecedores que prestam gestão contínua em vez de simplesmente “instalar e partir"; criar parcerias genuínas com fabricantes, relações de negócio verdadeiras com uma perspectiva de longo prazo do rumo dos negócios.
5. Implementar uma tecnologia de boas práticas – escusado será dizer que a tecnologia implementada é robusta e segura, e que a inovação devem ser orientada em função do cliente.
David Mills, Vice-Presidente Executivo de Operações da Ricoh Europa declarou: “O know-how e o conhecimento colectivo dos colaboradores, as suas conversas no dia-a-dia, as ideias que têm e a informação que criam e partilham, tudo isso é capital de informação de uma organização. É o que distingue uma empresa e assegura o seu crescimento contínuo num local de trabalho em rápida mudança. Ao basearem-se nestas directrizes, os CIOs ficarão preparados para dar um melhor suporte às suas organizações no futuro. Os Managed Document Services da Ricoh vão para lá das ofertas dos Managed Print Services tradicionais de forma a dominar verdadeiramente o capital da informação como activo central de uma empresa. Dando apoio aos processos de gestão de mudança, diferenciamos a nossa oferta e ajudamos os CIOs a protegerem o retorno do investimento tanto a longo prazo, como a curto prazo. Trabalharemos em conjunto para implementar melhorias eficientes nos processos empresariais e prestar suporte, para que os colaboradores dominem as novas tecnologias e os processos. Com esta abordagem, estaremos activamente empenhados no apoio à transformação dos CIOs em consultores estratégicos e fortes dentro das respectivas empresas, capazes de impulsionar a inovação, informar convenientemente para a tomada de decisões estratégicas e contribuir para o crescimento da empresa.”
Actualmente, a Ricoh produz uma das maiores gamas de impressoras, multifunções, fotocopiadoras, faxes, grandes formatos e duplicadores, assim como soluções avançadas de software. Os serviços da Ricoh abrangem Office Solutions, Production Printing e Managed Document Services.
Áustria, Bélgica, França, Alemanha, Itália, Países Baixos, Espanha, Suíça e Reino Unido/Irlanda – Outubro de 2010
The Digital Universe Decade – Are You Ready?, Maio de 2010, iView da ICD patrocinado pela EMC
