Digitalizar documentos nunca foi tão fácil, com o novo software Ricoh Digidocflow
A Ricoh, fabricante líder na Europa na área de equipamentos multifuncionais de escritório, com 25% de quota de mercado, lança agora uma nova solução de software de gestão documental para todas as PME´s.
Sendo uma solução de Captura > Processamento > Arquivo, possui todas as vantangens de facilidade de utilização, conectividade exclusiva com os multifuncionais avançados da Ricoh, processamento de dados e conversão para diversos formatos como PDF base, PDF encriptado, Word, Excel, assim como, adicção de Carimbos Bates ou Códigos de Barras.
Por fim, permite o arquivo automático numa estrutura de pastas Windows, mas também em muitas aplicações financeiras, de CRM, ERP, DMS e jurídicas. Ao suportar as bases de dados mais comuns Oracle e SQL, assim como a interligação directa com as aplicações mais utilizadas, como SAP, Oracle, PHC, Primavera, Sage, Microsoft Sharepoint e Dynamics, o Digidocflow assegura uma conectvidade quase sem limitações.
O DigiDocFlow coloca a simplicidade de digitalização ao alcance de todos. Permite criar um arquivo electrónico ao digitalizar documentos directamente a partir do painel do multifuncional Ricoh. Em apenas três passos, o documento é digitalizado e armazenado na rede como um ficheiro PDF no qual é possível procurar texto. Basta colocar o documento no multifuncional, seleccionar um fluxo de trabalho predefinido e carregar no botão. Uma das maiores vantagens destes ficheiros PDF é que podem ser encontrados em poucos segundos a partir de quaisquer computadores na rede, bastando para tal fazer uma busca por palavra ou frase.
O DigiDocFlow foi desenvolvido a partir da perspectiva de um utilizador final. Todos os documentos podem ser digitalizados sem ser necessário instalar software nos computadores locais. O DigiDocFlow é um mediador de software (middleware) e funciona a partir de um servidor não dedicado. Tal significa que é necessária pouca ou nenhuma formação, porque os utilizadores trabalham directamente a partir do multifuncional com o qual já estão familiarizados.
O DigiDocFlow personaliza também o processo da digitalização, quando o utilizador inicia uma sessão no equipamento introduzindo o seu código ou passando o seu cartão de acesso. O multifuncional Ricoh autentica o colaborador e as informações do utilizador são enviadas para o DigiDocFlow. Assim, os utilizadores conseguem digitalizar directamente para os seus destinos pessoais, como directórios ou e-mails, sem inserirem informações adicionais. Criando grupos de utilizadores é igualmente possível ver os templates de digitalização aos quais se tem acesso através do Active Directory. Com esta funcionalidade é fácil definir que utilizadores têm permissão para utilizar fluxos de trabalho predefinidos especificados.
O que faz o DigiDocFlow?
1-Arquivo inteligente de ficheiros digitalizados: o DigiDocFlow guarda os documentos no local desejado na estrutura de ficheiros Windows ou no local correcto em qualquer aplicação financeira, de CRM, ERP, DMS e jurídica.
2 -Reconhecimento de Códigos de Barras: o DigiDocFlow lê vários tipos de fontes de códigos de barras. Esta funcionalidade pode ser utilizada para automatização da digitalização e para adicionar a mesma informação do código de barras tal como um utilizador normalmente faria no visor do multifuncional.
3 – Digitalizar para vários destinos com apenas uma acção de digitalização: acrescenta Segurança ao documento digitalizado PDF, tal como encriptação e protecção por palavra-passe. Acrescenta um carimbo bates aos documentos: um carimbo bates é um carimbo digital para um ficheiro PDF. O texto carimbado torna-se numa parte permanente do ficheiro PDF file e, consequentemente, é indelével e não editável.
4- Produz os documentos digitalizados no formato desejado: pdf, doc, jpg e xls.
“Esta nova solução de software, acessível a todas as PME´s, é sem dúvida uma grande mais valia no portfolio de serviços da Ricoh.” afirma Jorge Silva, Director de Marketing da Ricoh Portugal. “A nossa orientação estratégica de oferta de soluções e serviços integrados, leva-nos a ter cada vez mais soluções inovadoras para os nossos clientes. Fruto das vantagens da plataforma aberta de deselvolvimento em Java dos multifuncionais Ricoh, este novo software tira partido de toda a sua flexibilidade e conectividade. Estamos certos que este nova solução merece bem o slogan que vamos usar: Digitalizar documentos nunca foi tão fácil! ”
